Allgemeine Hinweise
Diese Serviceseite dient der speziellen Information der Beschäftigten des Universitätsklinikum Essen. Hiermit soll den Bediensteten ein kompakter Überblick mit den wichtigsten Informationen hinsichtlich des Dienstreiseverkehrs und den damit verbundenen Reisekostenvergütungen gegeben werden. Dieser Überblick erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Bei bestehendem Interesse können Auszüge aus dem Gesetzestext zur Verfügung gestellt werden.
Maßgebend für alle dienstlichen Reisen ist das Landesreisekostengesetz (LRKG). Bei Anordnung/Genehmigung und Durchführung von Dienstreisen ist der Grundsatz der Sparsamkeit besonders zu beachten. Reisen dürfen nur angeordnet bzw. genehmigt werden, wenn sie dienstlich notwendig sind und der damit angestrebte Zweck nicht auf andere Weise mit geringerem Kostenaufwand – z. B. durch Schriftwechsel, Ferngespräch usw. – erzielt werden kann.
Die an einer dienstlichen Reise teilnehmende Personenzahl muss sich in einem vertretbaren Rahmen bewegen.
Grundsätzlich gilt das Erstattungsprinzip, d. h. der Dienstreisende hat Kosten, die ihm im Zusammenhang einer Dienstreise entstehen, vorab selbst zu bezahlen. Die entstandenen Kosten werden ihm dann nach Maßgabe des LRKG vergütet.
Vor Reiseantritt ist die Genehmigung vom Vorgesetzten einzuholen.
Wenn Kosten für die Fahrt, Übernachtung und Verpflegung entstehen oder Teilnahmegebühren fällig werden, ist grundsätzlich ein Antrag auf Genehmigung einer Reise mindestens acht Werktage vor Reiseantritt zu stellen. Formulare hierzu sind hier im Intranet erhältlich.
Sollte nur Versicherungsschutz beantragt werden wollen, dann reicht die Dokumentation der Abwesenheit des Beschäftigten im jeweiligen Bereich bzw. in SP-Expert. Siehe Schreiben vom 24.03.2014.
Dienstreisen und Dienstgänge dürfen nur dann angetreten werden, wenn sie vorher schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind. Denken Sie an die Dokumentation in Ihrem jeweiligen Bereich bzw. in SP-Expert, damit der Unfallversicherungsschutz für Sie gewährleistet ist.
Bei Dienstreisen, die entsprechend ihrer Genehmigung an der Dienststelle anzutreten und zu beenden sind, dürfen nur die Fahrkosten von und bis zur Dienststelle abgerechnet werden. Dies gilt auch dann, wenn die Dienstreise an der Wohnung angetreten und beendet wird.
Die Reiseanträge müssen spätestens 8 Werktage vor Antritt der Reise vorliegen, damit eine rechtzeitige Genehmigung durch die Verwaltung sichergestellt ist. Verspätet eingehende Anträge bedürfen einer eingehenden Begründung.
Bei einer Finanzierung durch Firmen (z.B. Pharma-Unternehmen etc.) ist neben den Verträgen der Firmen auch die Anlage „Antikorruption“ hinzu zu fügen. (Anträge siehe Personalbetreuung)
Für Rückfragen speziell zu dienstrechtlichen Konsequenzen bei Annahme eines Vorteils als Gegenleistung für ein Geschäft stehen die Mitarbeiter der Personalbetreuung gerne zur Verfügung.
Komprimierte Hinweise zum LRKG finden Sie hier.
Die Aufwendungen für eine Reise sind über die Reisekostenstelle abzurechnen. Der Vordruck „Reisekostenrechnung“ ist hier im Intranet erhältlich.
Die Belegpflicht zu Reisekostenabrechnungen ist vorgeschrieben. Die Berechnung der Reisekostenvergütung erfolgt erst, wenn die geltend gemachten Auslagen anhand von Originalbelegen oder sonstigen begründeten Unterlagen nachgewiesen werden.
Die Angaben in der Reisekostenabrechnung müssen vollständig und zweifelsfrei sein. Beim Ausfüllen des Vordrucks ist insbesondere auf folgendes zu achten:
Auslagen für die Benutzung von nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (z. B. Taxi, Mietwagen) sind zudem zu begründen. Eine Erstattung erfolgt nur bei Vorliegen eines triftigen Grundes.
der Zweck der Reise muss – sofern dieser sich nicht aus dem Antrag ergibt – ausführlich erläutert sein
Abweichungen vom Dienstreiseantrag sind zu begründen
sämtliche Beträge, deren Erstattung beantragt wird, sind in den Vordruck einzutragen
bei Auslandsdienstreisen ist das Land anzugeben, das am Tag des Grenzübergangs vor Mitternacht zuletzt erreicht wurde
bei der Rückreise ist der ausländische Grenzort an der deutschen Grenze anzugeben und der Zeitpunkt des Grenzübergangs
bei Flugreisen ist zusätzlich der Zeitpunkt der ersten Landung im Inland anzugeben
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Dienstreisen (In- und Ausland) sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des regelmäßigen Dienstortes. Voraussetzung für eine Reisekostenvergütung ist die schriftliche Anordnung und Genehmigung der Reise. Reisekostenvergütung wird nach dem LRKG gewährt.
Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort außerhalb der Dienststätte. Voraussetzung für eine Reisekostenvergütung ist die Anordnung durch den unmittelbaren Vorgesetzten. Reisekostenvergütung wird nach dem LRKG gewährt.
Hier handelt es sich um Reisen, die im dienstlichen Interesse liegen. Die Reisen bedürfen einer Abordnung. Die Reisekostenvergütung wird nach der Trennungsentschädigungsverordnung (TEVO) gewährt.
Die ersten 5 Tage einer Fortbildungsreise werden seit dem 01.01.2010 wie eine Dienstreise abgerechnet.
Die Zuordnung einer dienstlichen Maßnahme als Dienstgeschäft oder Fortbildung ist auf Sinn und Zweck der Veranstaltung abzustellen, nicht auf die Veranstaltungsdauer oder den Ort.
Dienstliche Fortbildungsmaßnahmen sind insbesondere Lehrgänge, Schulungen, Seminare, Bildungswochen, Hospitationen, Workshops.
Keine Fortbildungsveranstaltungen sind sog. Arbeitstagungen, da sich hier die Teilnehmer zur gemeinsamen Behandlung, Koordination, auch Lösung dienstlicher Aufgaben treffen (z. B. Arbeitskreise, Sitzungen, Besprechungen).
Für die Teilnahme an einer Fortbildungsreise, die nicht als Fortbildungsreise angeordnet ist oder genehmigt wird, ist eine Beurlaubung erforderlich.
Arbeitnehmer/innen, die in Deutschland angestellt sind und für eine vorübergehende Tätigkeit ins Ausland entsandt werden, können unter bestimmten Bedingungen weiterhin den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegen. Dies verhindert, dass es zu häufigen und möglicherweise wiederholten Wechseln zwischen den Sozialsystemen verschiedener Länder kommt und reduziert den Aufwand für An- und Abmeldungen sowie die spätere Gewährung von Sozialleistungen.
Eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung liegt vor, wenn Arbeitnehmer/innen im Rahmen eines bestehenden Arbeitsverhältnisses in Deutschland vorübergehend ins Ausland reisen, wobei diese Reise aufgrund der Art der Tätigkeit (zum Beispiel zur Teilnahme an einer Konferenz oder Tagung) zeitlich begrenzt sein muss.
Die Entscheidung darüber, ob die entsandte Person weiterhin den deutschen Sozialversicherungsregelungen unterliegt, wird von den zuständigen Sozialversicherungsträgern getroffen. Der Arbeitgeber muss für jede Entsendung (also für jede Auslandsreise) einen Antrag beim zuständigen Sozialversicherungsträger (in den meisten Fällen ist es die Krankenkasse) stellen. Für diese Feststellung ist die Beantragung einer Entsendebescheinigung, auch A1-Bescheinigung genannt, notwendig.
Die Beantragung erfolgt seitens der Reisekostenstelle.
Der Antrag erfordert Angaben zur Person, zum Arbeitgeber und zur Art des Arbeitsverhältnisses sowie Informationen zum Entsendungsland, zur Dauer der Entsendung und zu den Aufgaben der entsandten Person.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den folgenden Links.
Informationen zur A1-Bescheinigung
DVAK
Reisekostenrechnungen aller Art müssen innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten der Reisekostenstelle vorliegen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.
Bei Reisen mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden die notwendigen Kosten der niedrigsten Klasse erstattet. Bei vorliegen triftiger Gründe werden die Kosten der nächst höheren Klasse erstattet. Vorhandene Zeit- oder Netzkarten bzw. Firmentickets sind zu verwenden. Dies gilt entsprechend für eine privat angeschaffte Bahncard.
Die Kosten einer zunächst aus persönlichen Gründen angeschafften Bahncard werden auf Antrag erstattet, wenn der Kostenvergleich ergibt, dass der Einsatz bei dienstlich veranlassten Fahrten im verbleibenden Geltungszeitraum für den Dienstherrn wirtschaftlicher ist. Ergibt der Kostenvergleich, dass die Nutzung der Bahncard nicht wirtschaftlicher ist, erfolgt keine – auch keine anteilige – Kostenerstattung der Bahncard.Privatfahrzeug
Grundsätzlich gilt, dass der Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln der Vorzug gegeben werden sollte. Aus Sicht des Reisekostenrechts ist die Wahl des Beförderungsmittels freigestellt, jedoch bleibt es dem Dienstvorgesetzten vorbehalten die Benutzung eines bestimmten Beförderungsmittels anzuordnen. Stehen regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht zur Verfügung oder liegen andere triftige Gründe für die Benutzung eines Kraftfahrzeuges vor, kann an Stelle des Einsatzes von Dienstwagen auch die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges genehmigt werden. Hierfür wird eine Wegstreckenentschädigung für jeden gefahrenen Kilometer von 0,35 € gewährt. Die Entschädigung erhöht sich bei der Mitnahme von Dienstreisenden um 0,05 € je Person und Kilometer, bzw. mitgenommenem sperrigem Dienstgut oder Dienstgut mit mehr als 40 kg Gewicht um 0,05 € pro Kilometer.
Bitte beachten Sie insbesondere, dass mit diesen Pauschalsätzen die Kosten einer Fahrzeugvollversicherung abgegolten sind. Es können daher in einem evtl. Schadensfall keine Kosten übernommen werden.
Die Notwendigkeit einer Flugzeugbenutzung ist im Dienstreiseantrag ausführlich zu begründen. Flugkosten können nur bei Vorliegen besonderer Gründe erstattet werden. Es sind grundsätzlich nur die Kosten der niedrigsten Klasse erstattungsfähig. Die Erstattung einer Inanspruchnahme einer höheren Klasse ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich.
Es können nur Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden. Es ist keine Abrechnung nach Beleg möglich außer Frühstück, wenn es in der Hotelrechnung aufgeführt wurde und diese auf das Universitätsklinikum Essen ausgestellt ist. Die Pauschalen richten sich nach der Abwesenheitszeit pro Kalendertag.
Tagegeld in Euro:bei einer Abwesenheit von 24 Stunden am Kalendertag 24,00 €bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 11 Stunden am Kalendertag 12,00€bei einer Abwesenheit von weniger als 11 Stunden, aber mindestens 8 Stunden am Kalendertag 6,00 €
Bei mehrtägigen Reisen wird für den An- und Abreisetag jeweils ein Tagegeld von 12 EUR gezahlt.
Bei Fortbildungsreisen, die länger als 5 Tage dauern, sowie bei Reisen zu einem Dienstort mit Kantine wird ein anderes Tagegeld gezahlt.
Sofern Verpflegung gestellt wurde, ist dies gesondert anzugeben (Frühstück, Mittag- und Abendessen). Für erhaltene Mahlzeiten werden Pauschalen (in Deutschland: Frühstück = 4,80 EUR, Mittagessen = 9,60 EUR, Abendessen = 9,60 E UR) bzw. Sachbezugswerte abgezogen.
In Fällen, in denen Frühstück, Mittag- und Abendessen unentgeltlich bereitgestellt werden, wird kein Tagegeld gezahlt.
Für Reisen in das Ausland gibt es länderspezifische Verpflegungspauschalen.
Bei einer notwendigen Übernachtung wird eine Pauschale von 20,00 € gewährt. Sind die nachgewiesenen Übernachtungskosten höher, werden sie bis zu 80,00 € ohne Begründung erstattet. Darüber hinausgehende Übernachtungskosten bedürfen einer eingehenden Begründung. Die Hotelrechnung muss immer mit der Anschrift des UK-Essen versehen sein, andernfalls ist eine vollständige Erstattung ausgeschlossen.
Bei Auslandsdienstreisen sind in der Auslandsreisekostenverordnung Pauschbeträge für jedes Land gem. der Länderliste festgelegt. Diese dienen als Grundlage für die Berechnung des Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeldes. Das Auslandsübernachtungsgeld beträgt einheitlich 30,00 € ohne Nachweis je Übernachtung. Höhere Kosten können im Rahmen der festgesetzten Höchstgrenzen nur erstattet werden, wenn entsprechende Original-Nachweise vorgelegt werden.
Liegen die Übernachtungskosten über den Höchstgrenzen, ist eine Begründung erforderlich. Das Auslandstagegeld wird wie das Inlandstagegeld nach der Dauer der Abwesenheit gestaffelt.
Bitte nutzen Sie nach Möglichkeit für die Hotelbuchung den Link des Landes NRW:https://roxtra.uk-essen.de/Roxtra/doc/showfile.aspx?FileID=396155&user=gast
Zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige Auslagen, die nicht als Fahrkosten, Tagegelder, Übernachtungsgelder zu erstatten sind, werden bei Nachweis als Nebenkosten (z. B. Teilnahmegebühr) ersetzt.
Es besteht die Möglichkeit, dass Teilnahmegebühren direkt von der Reisekostenstelle angewiesen werden. Voraussetzung ist, dass die Rechnung mit Anschrift des UK-Essen versehen ist und der Reisekostenstelle im Original vorgelegt wird.
Wird eine Dienstreise oder ein Dienstgang aus triftigen Gründen nicht ausgeführt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen Kosten, nach diesem Gesetz berücksichtigungsfähigen Auslagen, erstattet.
Keine Nebenkosten sind u. a. Auslagen für
Taxikosten bedürfen einer Einzelfallprüfung. Keine Gründe für die Benutzung sind z. B.
Bei Taxifahrten im Ausland sind die Besonderheiten des Gastlandes zu berücksichtigen. Die triftigen Gründe müssen aber auch hier in der Reisekostenrechnung dargelegt werden.